РЪКОВОДСТВО с чеклист: Как да открием подходящи програми за безвъзмездно финансиране?

Тази публикация е в подкрепа на мисията ни във Фондация „Инициатива Млад Предприемач“ да насърчава предприемаческото мислене сред младите хора. Ние повишаваме информираността с цел разгръщане на потенциала и възможностите за усъвършенстване както на професионалните и личностните им умения, така и на идеите им за развитие.

Какво представлява безвъзмездното финансиране?

Като член на Европейския съюз България има възможност да се възползва от безвъзмездно финансиране в различни области и отрасли. Това са парични средства, отпуснати по оперативна програма. Възможно е те да включват и национално съфинансиране. Въпросните безвъзмездни помощи се отпускат с цел изпълнение на проекти, които са насочени към постигането на определени резултати, резониращи с политиките на Европейския съюз. Проектните предложения минават съответното одобрение и се управляват директно от Европейската комисия.

Бенефициент по програмите за безвъзмездно финансиране може да бъде стопански субект от публичен или частен характер, който отговаря за изпълнението и управлението на конкретния проект. Финансова помощ се отпуска по най-различни програми, разпределени предимно в следните области:

• Земеделие и развитие на селските райони;
• Хуманитарна помощ;
• Заетост и социално приобщаване;
• Регионално развитие;
• Научни изследвания и иновации;
• Морско дело и рибарство;
• Образование.

Как се управляват средствата, отпуснати по програми за безвъзмездно финансиране?

Съществуват строги правила, които трябва да се спазват при управлението на този вид парични средства. Те са въведени с цел финансовата помощ да бъде изразходвана възможно най-ползотворно и прозрачно. Както вече споменахме, този тип проекти се ръководят директно от Европейската комисия и 27-те еврокомисари носят политическа отговорност за правилното управление на средствата, отпуснати от ЕС. Те обаче се харчат предимно в страните на проектите-бенефициенти, затова правителствата на въпросните държави носят отговорност за извършване на ежегодни ревизии и одити.

Ако станете бенефициент на програма за безвъзмездно финансиране, ще работите на принципа “разход-верификация-плащане”. Това означава, че първо ще трябва да реализирате съответния етап от проекта, използвайки собствени средства. След това управляващият орган по оперативната програма ще извърши проверка и ще верифицира разходните документи и постигнатия резултат. Едва след това можете да очаквате да получите полагащата ви се по договор безвъзмездна помощ. Повечето консултанти съветват да предвидите една стабилна сума (размерът ѝ зависи от мащабите на проектното ви предложение), с която да можете да сте сигурни, че ще издържите финансово до етапа, в който получите безвъзмездната парична помощ. Преценете внимателно дали можете да понесете евентуална загуба на първоначалната инвестиция по подготовката на проектното предложение, в случай че то получи отказ от управляващия орган на оперативната програма.

Как се отпуска безвъзмездно финансиране?

Безвъзмездни средства се отпускат след кандидатстване по обява, наречена „Покана за предоставяне на предложения“. Получателите на такова финансиране се обявяват публично и се публикуват онлайн в т.нар. „Система за финансова прозрачност“. Това е базата данни за бенефициентите. В нея се съдържа информация за организацията, която получава финансовата помощ, целта на проекта, отпуснатата сума, кое отговорно ведомство я е предоставило и от коя част от бюджета на ЕС е дошло финансирането.

Кой може да кандидатства по проект за безвъзмездно финансиране?

Безвъзмездна финансова помощ могат да получат малки предприятия, неправителствени организации, научни изследователи (по програмата Хоризонт 2020), както и млади хора (например по програмата Еразъм+).

Имайте предвид, че Европейският съюз изключително рядко финансира проектите изцяло. Бенефициентът също участва финансово в начинанието и безвъзмездните средства са по-скоро допълнителна помощ, отколкото начин за печалба.

Европрограмите нямат за цел да подпомагат бедни и нуждаещи се хора, те се отпускат на успешни и опитни предприемачи, които имат ясна цел и добре обоснован бизнес план. Само с желание и мечти трудно ще постигнете успех. Необходимо е да докажете, че имате добре изградена база и стабилни финансови възможности, с които да подкрепите и реализирате проекта.

Как се кандидатства за безвъзмездно финансиране?

Кандидатстването става посредством съответните регионални или национални управляващи органи в държавата, в която имате регистрация. Необходимо е да намерите подходяща за вашата идея покана за представяне на предложения и много внимателно и стриктно да следвате обявените насоки за оформяне на документите. Всяка покана е различна и има своите специфични изисквания и особености. Част от тях налагат условие за задължително сътрудничество между бенефициента и партньори от други страни, членки на Европейския съюз или асоциирани държави.

Партньори от такова естество можете да потърсите и сами, но съществуват и различни услуги и специални онлайн търсачки, които да улеснят намирането им. Местните управляващи органи и институции също може да разполагат с подобна информация, така че не е зле да се допитате и до тях.

След като преминете успешно процедурата по входиране на проектното предложение, то ще се конкурира с тези на останалите кандидати по същата покана. Най-добрият ще спечели безвъзмездната финансова помощ. Одобряването се извършва от Оценителна комисия и обикновено отнема около 3 до 6 месеца, считано от крайния срок за подаване на документите. При кандидатстване по програмите за развитие на селските райони процедурата по одобрение може да продължи и цяла година. Фирмите и организациите с одобрени проекти най-често получават от 20 до 50% от договорената сума авансово, срещу банкова гаранция. Остатъкът от финансирането се отпуска поетапно, на един или повече траншове. За всички направени разходи по проекта се изисква подробен отчет и набор от документи.

Необходим ли е консултант?

Кандидатстването за безвъзмездно финансиране не изисква задължително ползване на услугите на специализиран консултант по европроекти. И все пак, ако за пръв път се сблъсквате с подобни процедури, не е зле да проведете поне една консултация с такъв. Това ще ви помогне да си изясните процеса и да знаете как трябва да се подготвите и на какви препятствия можете да попаднете. Един добре подготвен професионален консултант би могъл да оформи и разработи вашата идея и да придвижи документите по кандидатстването. След одобрение на проекта консултантът би могъл да ръководи изпълнението му в стриктно съответствие със заложените в него параметри, така че да е сигурно, че няма да бъдете санкционирани по някакъв начин. Той ще подготви и заявките за плащане, чрез които ще можете да получите субсидията си. С негова помощ ще можете да управлявате и администрирате проекта си така, че той да завърши успешно и да постигне всички заложени в него цели и резултати.

Въпросните консултанти следят отблизо всички европрограми и могат да ви предоставят актуална и изчерпателна информация относно тези, които са подходящи за вас. С тяхна помощ бихте могли значително да увеличите шансовете си за успех. Няма как всяка една кандидатура да е успешна, но добрите консултанти обикновено имат поне около 70% успеваемост на проектите, с които са се заели.

Без значение дали ще ползвате услугите на професионален консултант по европроекти или ще подготвите проектното предложение сами, не бива да забравяте следното: повечето такива конкурси нямат опция за поправка или допълване на входираните документи. Трябва да работите прецизно и внимателно. Според статистиката около 52% от подадените проектни предложения са отхвърлени заради неправилно окомплектоване на документите или липсващи такива. Не допускайте вашият да се окаже сред тях.

Важно е да се знае, че ползването на консултант обикновено е допустим разход по проектното предложение. Ако станете бенефициент по оперативна програма, този разход може да ви бъде възстановен.

Как се разработва качествено проектно предложение?

За да формулирате идеята си по най-добрия начин, е необходимо първо да си отговорите на следните въпроси:

• Защо? Какъв е проблемът, който планирате да решите с изпълнението на това проектно предложение?
• Какво? Какви са резултатите, които очаквате да постигнете и до каква степен те ще помогнат в разрешаването на проблема?
• Как? Какви действия смятате да предприемете, за да изпълните набелязаните цели?
• Кога? В какви срокове планирате да реализирате всеки един етап от проекта?
• Колко? Какъв е размерът на финансовите инвестиции, които ще са ви необходими за изпълнение на проектното предложение?

Как да открием подходящи програми за безвъзмездно финансиране – чеклист?

1. Направете проучване в Интернет – има доста сайтове, които публикуват актуална информация за европрограмите.
2. Проверете Информационната система за управление и наблюдение на средствата от ЕС в България 2020 (ИСУН 2020). В уебсайта на системата има търсачка, в която можете да въведете населеното си място и параметрите на организацията си и да проверите има ли подходящи за вас програми.
3. Обърнете се към институциите, които се явяват управляващ орган по оперативната програма – например Министерството на земеделието, Министерството на труда и социалната политика, местната община и др.
4. Посетете областните информационни центрове – тяхна задача е да предоставят информация за възможности за европейско финансиране. Те често организират и информационни събития за целевите групи с идеята за популяризиране на програмите и представяне на вече реализирани проекти.
5. Потърсете препоръки за добри консултанти по европроекти – те биха могли да ви насочат към подходящи за вас програми и да ви посъветват как правилно да подготвите документите си. Един опитен специалист може да изчисли с доста голяма точност оценката, която вашeто проектно предложение би получило и каква е вероятността то да бъде финансирано. Ако той ви каже, че шансът ви за успех не е голям, по-добре се вслушайте в думите му и преработете идеята си така, че да се доближи до изискванията на управляващия орган на оперативната програма.
6. Преценете дали ще използвате услугите на такъв специалист за управлението на целия проект или само за първоначална експертиза.
7. Изисквайте договор – ако в крайна сметка решите да работите с консултант, задължително настоявайте за сключване на детайлен договор за изпълнение на услугата, включващ ясна и точна формулировка на поетите от него ангажименти и срокове.
8. Обмислете внимателно дали вашата организация има реална необходимост от дейностите, които са предмет на проекти по дадена програма. Ако това е така – дали европейска субсидия е най-добрият начин за постигане на целта? Не забравяйте, че задължението ви не се изчерпва само с входирането на добре окомплектовани документи. Управлението на един такъв проект е огромна отговорност и изисква значителен разход на време и ресурси.
9. Задайте си въпроса достатъчно добре ли сте подготвени финансово, за да подсигурите едно подобно начинание. В повечето случаи безвъзмездната парична помощ покрива само една част от необходимата сума за изпълнение на проекта. Останалото ще трябва да осигурите вие. Преценете внимателно дали организацията ви може да си позволи такъв голям разход, без това да навреди на дейността ѝ. Ако в даден етап от изпълнението на проекта нямате възможност да се разплатите с подизпълнителите, няма да можете да подадете искане за изплащане на следващия финансов транш.
10. Съберете възможно най-много ценови оферти от подизпълнители и не пропускайте да калкулирате дори най-дребните разходи, например ток, вода, транспорт и др.
11. Опитайте се да предвидите какви са рисковете – с какви проблеми и препятствия бихте се сблъскали по време на изпълнението на проекта и как планирате да се справите с тях.
12. Формулирайте ясно какви са очакваните резултати и как можете да задържите постигнатото, дори след приключване на проекта. Оценителните комисии дават предимство именно на такива идеи.
13. Проучете конкуренцията. Има ли други организации и кандидати, които са си поставили същите цели? С какво вашето проектно предложение ги превъзхожда?
14. Опишете какви са индикаторите, по които ще измервате изпълнението на проекта. Те трябва да са точни, ясно дефинирани и количествено измерими. Индикаторите ще бъдат използвани за мониторинг на начинанието ви както от вас, така и от управляващия орган на оперативната програма.
15. Не се хвърляйте веднага към прекалено мащабни проекти. Добре е да започнете първо с нещо по-малко, което ще ви позволи да се запознаете с етапите и процедурите, през които се преминава. Така ще можете сравнително безрисково да проверите дали имате капацитета да се справите с ръководенето и изпълнението на един такъв проект. След това вече можете да мислите за надграждане и поставяне на по-високи цели.
16. Проверявайте всички изчисления по няколко пъти. Уверете се, че сте попълнили правилно и сте подготвили необходимия набор от документи – този тип конкурси не допускат нанасяне на корекции или допълване на документацията, след като тя вече е входирана.
17. Информирайте се за крайните срокове за кандидатстване и се уверете, че няма да ги пропуснете.
18. Направете качествено прединвестиционно проучване, за да можете да дадете отлична обосновка на необходимостта от проекта.
19. Не вписвайте в бюджета разходи, чиято необходимост не можете да оправдаете. Ако смятате да похарчите пари за неща, които не са жизненоважни за изпълнението на проекта, рискувате той да бъде отхвърлен. Не залагайте дейности, чиято продължителност е нереалистична или неоправдано дълга.
20. Въоръжете се с търпение – бюрокрацията, през която трябва да премине едно такова проектно предложение, е много голяма, така че ще ви е необходима солидна доза търпение и упоритост.